Por qué el maestro crece y por qué importa
Cada vez que alguien necesita algo que los proveedores habituales no tienen, se acredita un proveedor nuevo. Una pieza importada, un servicio de reparación especializado, la impresión de señalética para una faena. La compra se hace una vez, pero el proveedor queda en el maestro para siempre.
Con los años, es habitual que una gran parte de los proveedores registrados haya recibido una o dos órdenes de compra en el último año, o ninguna. Ese volumen tiene costos concretos:
- Horas hombre de mantenimiento. Certificados laborales y previsionales, documentación de seguridad, seguros y datos bancarios que hay que pedir y revisar periódicamente, también para proveedores que casi no se usan.
- Riesgo de fraude y de error. Más fichas significa más posibilidades de datos bancarios desactualizados, cambios de cuenta no verificados y pagos al proveedor equivocado.
- Duplicados. El mismo proveedor registrado dos o tres veces con nombres distintos, que fragmenta el gasto y esconde cuánto se le compra en realidad.
- Poco poder de negociación. El gasto repartido entre cientos de proveedores pequeños no permite negociar precios ni condiciones con ninguno.
Paso 1. Extraiga los datos de 12 meses
Necesita dos extractos del ERP: el maestro completo de proveedores y las órdenes de compra de los últimos 12 meses (o 24, si su empresa compra con estacionalidad). Para cada proveedor calcule el número de órdenes, el monto total y la fecha de la última compra.
Paso 2. Segmente a los proveedores
| Segmento | Cómo se reconoce | Qué hacer |
|---|---|---|
| Estratégicos | Concentran la mayor parte del gasto o son críticos para la operación | Mantener, con contrato y evaluación de desempeño |
| Recurrentes | Compras frecuentes de bajo o medio monto | Mantener y evaluar acuerdos marco o catálogo |
| Esporádicos | Una o dos órdenes de compra al año | Consolidar (paso 4) |
| Inactivos | Sin compras en 18 a 24 meses | Bloquear (paso 3) |
| Duplicados | Mismo RUT o mismos datos bancarios en más de una ficha | Unificar y bloquear las fichas sobrantes |
En la mayoría de las empresas el resultado tiene la misma forma: pocos proveedores concentran casi todo el gasto, y una larga cola de proveedores esporádicos concentra muchas de las órdenes y casi nada del monto. Esa cola es donde está el trabajo.
Paso 3. Bloquee inactivos y unifique duplicados
Es la parte más rápida y sin riesgo. Bloquee para compras y pagos a los proveedores sin movimiento en el período definido, sin borrarlos, para no perder la trazabilidad de las órdenes y facturas históricas. Para los duplicados, elija una ficha principal por RUT, reasigne lo que esté abierto y bloquee el resto.
Avise a las áreas usuarias antes de bloquear. Si un proveedor bloqueado vuelve a ser necesario, la reactivación pasa por una revisión documental, no por una acreditación desde cero.
Paso 4. Consolide las compras esporádicas
Bloquear inactivos achica el maestro, pero no detiene su crecimiento: los esporádicos siguen apareciendo. Para eso hay tres caminos, que se pueden combinar:
- Acuerdos marco por categoría. Un proveedor de ferretería industrial o de EPP que cubra lo que hoy se compra a diez. Funciona bien en categorías con catálogo estable.
- Distribuidores con catálogo amplio. Reducen proveedores en MRO y consumibles, aunque no cubren servicios ni compras fuera de su catálogo.
- Un proveedor que gestione la cola. Un tercero acreditado una sola vez que compra por cuenta de la empresa a los proveedores finales. Así, los proveedores esporádicos no se acreditan en su maestro.
Paso 5. Ponga una regla de entrada
Sin una regla, el maestro vuelve a crecer en uno o dos años. Una regla simple: no se acredita un proveedor nuevo para una compra única bajo cierto monto. Esas compras se canalizan por un proveedor existente, un acuerdo marco o el proveedor que gestiona la cola. Toda acreditación nueva debe indicar quién la pide, para qué categoría y cuánto se espera comprarle al año.
Paso 6. Mantenga la disciplina con indicadores
Cuatro indicadores para revisar cada semestre
- Número de proveedores activos (con compras en los últimos 12 meses)
- Porcentaje de proveedores con una sola orden de compra en el año
- Acreditaciones nuevas en el período, y cuántas fueron para compras únicas
- Tiempo promedio de acreditación de un proveedor nuevo
El paso 4 sin tocar su maestro
AROLICO resuelve el paso 4 para la cola de compras. Usted nos acredita una vez y, desde ahí, las compras menores de las categorías que defina se hacen a través de nosotros: cotizamos, emitimos la orden de compra y seguimos la entrega. Los proveedores finales los acreditamos nosotros: usted no suma ninguno a su maestro. En su ERP aparece un solo proveedor y una factura consolidada al mes.
Para empezar, hacemos un diagnóstico con el extracto de órdenes de compra de los últimos 12 meses bajo CLP 5 MM: lo clasificamos por categoría, proveedor y plazo, y le mostramos qué parte de la cola conviene derivar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el maestro de proveedores?
Es el registro de todos los proveedores habilitados para recibir órdenes de compra y pagos de una empresa, normalmente en el ERP. Incluye datos tributarios, bancarios, de contacto y la documentación de acreditación de cada uno.
¿Conviene borrar los proveedores inactivos del ERP?
No. Lo recomendable es bloquearlos para nuevas compras y pagos. Borrarlos rompe la trazabilidad de las órdenes y facturas históricas, que pueden necesitarse en una auditoría.
¿Cada cuánto hay que revisar el maestro de proveedores?
Una revisión semestral es suficiente para la mayoría de las empresas, con un control continuo de las nuevas solicitudes de acreditación.