Qué es el gasto de cola
El gasto de cola, o tail spend, son las compras de bajo monto, esporádicas o únicas, repartidas entre muchos proveedores: un repuesto que se pide una vez al año, un servicio de calibración, señalética para una faena, una herramienta que no está en ningún contrato.
En monto pesa poco. McKinsey estima que representa entre el 10% y el 20% del gasto total de una empresa. Por eso casi nunca es prioridad: los equipos de compras ponen su tiempo donde está el dinero, en los contratos grandes.
El problema no está en lo que la cola cuesta en compras. Está en lo que cuesta gestionarla.
Dónde está el costo real
Una compra de bajo monto pasa por los mismos pasos que una grande. La diferencia es que se repite cientos de veces al año, y muchas veces con un proveedor que hay que acreditar desde cero:
| Paso | Quién participa | Qué consume |
|---|---|---|
| Solicitud y cotizaciones | Área usuaria y comprador | Buscar proveedores, pedir y comparar ofertas |
| Acreditación del proveedor | Compras, HSE, legal, tesorería | Documentación laboral, de seguridad, legal y bancaria, para una compra que quizás no se repite |
| Aprobación y orden de compra | Jefaturas según monto, comprador | Un flujo de aprobación por cada orden |
| Seguimiento y recepción | Comprador y bodega | Perseguir fechas de entrega de muchos proveedores pequeños |
| Factura y pago | Contabilidad y tesorería | Una factura, un cuadre y un pago por cada proveedor |
Sumado, ese trabajo genera costos que no aparecen juntos en ningún informe:
- Horas del equipo. No solo de Compras: también de HSE, legal, contabilidad y tesorería, que procesan cada proveedor y cada factura.
- Un maestro de proveedores que no para de crecer. Cada compra puntual deja un proveedor acreditado que hay que mantener al día.
- Plazos. Lo que vemos habitualmente es que, con un proveedor nuevo, pasan entre 18 y 36 días hábiles hasta que la orden de compra llega al proveedor. En faena, eso puede ser un equipo detenido esperando un repuesto.
- Poca visibilidad. El gasto queda repartido en cientos de órdenes y nadie sabe bien cuánto se compra, de qué ni a quién.
Por qué las soluciones habituales no alcanzan
La respuesta clásica es tratar la cola como el gasto principal: licitar, armar catálogos, negociar acuerdos. Funciona para lo que se repite y se puede prever, como EPP o ferretería. Pero la parte más pesada de la cola es justamente la que no se repite: no se puede licitar lo que todavía no se sabe que se va a necesitar.
- Un distribuidor MRO resuelve lo que está en su catálogo, no los servicios ni las compras fuera de catálogo.
- Una plataforma de compras ordena el flujo, pero cada proveedor nuevo sigue entrando a su maestro y cada factura sigue llegando a su contabilidad.
- Un comprador más agrega horas, pero no acorta la acreditación ni reduce las facturas.
Mejorar el proceso ayuda en el margen. Lo que cambia la carga es sacar la cola del proceso.
Cómo sacar la cola del proceso
1. Mida la carga, no solo el gasto
Tome el extracto de órdenes de compra de los últimos 12 meses bajo un monto de corte. Cuente cuántas órdenes son, cuántos proveedores distintos aparecen, cuántos recibieron una sola orden y cuántos se acreditaron en el año. Esa es la carga que hoy absorbe su equipo.
2. Defina qué sale del proceso estándar
Elija las categorías y el monto bajo el cual una compra no necesita pasar por el flujo completo: repuestos menores fuera de contrato, servicios puntuales de terceros, compras urgentes, artículos que se compran una vez. Lo estratégico y lo recurrente con contrato se queda donde está.
3. Canalícela por un solo proveedor acreditado
Ese proveedor compra por mandato de la empresa: cotiza, emite la orden de compra a su nombre, sigue la entrega y factura una vez al mes. La empresa no acredita a los proveedores finales: de eso se encarga el gestor. Para Compras, cientos de órdenes y proveedores se convierten en uno.
4. Mantenga el control donde importa
Sacar la cola del proceso no es perderla de vista. El área usuaria sigue aprobando cada comparativo, los plazos se comprometen por contrato y el gasto vuelve en un informe mensual clasificado por categoría, proveedor y área.
5. Ponga una regla de entrada
No se acredita un proveedor nuevo para una compra única bajo el monto de corte. Esa compra se canaliza por la vía definida en el punto 3. Sin esa regla, la cola vuelve a crecer dentro del maestro.
Qué cambia en la operación
| Hoy | Con la cola canalizada | |
|---|---|---|
| Acreditaciones | Una por cada proveedor nuevo | Una sola vez |
| Órdenes de compra | Una por proveedor, emitidas por su equipo | Emitidas por el gestor de la cola |
| Facturas | Una por proveedor | Una al mes |
| Interlocutores | Tantos como proveedores | Uno |
| Visibilidad del gasto | Repartida en cientos de órdenes | Informe mensual clasificado |
Cómo saber si está funcionando
Cinco indicadores de la carga de la cola
- Órdenes de compra bajo el monto de corte emitidas por su equipo
- Proveedores acreditados en el período para compras únicas
- Facturas de bajo monto procesadas al mes
- Días hábiles desde la solicitud hasta que la orden llega al proveedor
- Porcentaje del gasto de cola visible en un solo informe
Un solo proveedor para toda la cola
AROLICO es ese proveedor único para la cola. Usted nos acredita una vez y las compras de las categorías que defina se hacen a través de nosotros: cotizamos con al menos dos ofertas, emitimos la orden de compra el mismo día que se aprueba el comparativo y seguimos la entrega. Los proveedores finales los acreditamos nosotros: usted no suma ninguno a su maestro. Usted recibe una factura al mes y el informe del gasto.
Los plazos van al contrato, con penalidad si no los cumplimos. Para empezar, hacemos un diagnóstico con su extracto de órdenes de compra de los últimos 12 meses bajo CLP 5 MM y le mostramos qué parte de la cola conviene derivar.
Fuente de la cifra de referencia: Drentin, Erriquez, Nee y Ziegler, “Largas colas, grandes ahorros: destrabar valor oculto en el proceso de compras a través de herramientas digitales”, McKinsey & Company, 2018.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el gasto de cola o tail spend?
Son las compras de bajo monto, esporádicas o únicas, repartidas entre muchos proveedores. Representan una parte menor del gasto total, pero una gran cantidad de órdenes, proveedores y facturas.
¿Por qué el gasto de cola cuesta tanto si es poco monto?
Porque cada compra pequeña pasa por los mismos pasos que una grande: cotizaciones, acreditación del proveedor, aprobaciones, orden de compra, seguimiento, factura y pago. El costo está en el trabajo de gestión, no en el precio de lo comprado.
¿Hay que licitar el gasto de cola?
Solo la parte que se repite y se puede prever, como EPP o ferretería, que se resuelve bien con acuerdos marco o catálogo. La parte esporádica no se puede licitar por adelantado; conviene canalizarla por un solo proveedor acreditado que compre por mandato.